¿Dónde apuntas lo que tienes que hacer, lo que has hablado con cada cliente y las horas que dedicas a cada cosa? Yo lo he tenido en tres o cuatro sitios distintos a lo largo del año, y cada cambio de herramienta era volver a empezar.
Cuando descubrí Notion, una herramienta para organizar notas, tareas y datos en un solo sitio, me impresionó tanto que escribí posts sobre ella. Todavía ofrezco en mi web una prueba gratuita de seis meses. Notion está bien. Y aun así, hace mes y medio dejé de usarla para el trabajo de mi día a día.
Al principio fue muy bien: todo en un sitio, bonito, a mi manera. Pero Notion te deja hacer cualquier cosa, y con el tiempo eso se vuelve en contra: una lista nueva por aquí, una página repetida por allá, un cliente apuntado dos veces. Llegó un momento en que mantenerlo ordenado era un trabajo en sí mismo. Y esto de la IA va tan rápido que las herramientas que todos usamos hoy en seis meses pueden ser otras.
Antes de Notion ya había probado las opciones más clásicas, las que vienen con sus reglas puestas: To Do, Planner, Odoo. Te dejan seguir un proceso sin equivocarte, a cambio de hacerlo a su manera, y en cuanto tu forma de trabajar no encaja, chocas con el mismo muro todos los días.
Odoo tiene módulos para casi todo (clientes, proyectos, tareas) y se pueden adaptar. Pero adaptarlos es trabajo de configuración, y por debajo la lógica sigue siendo la suya: sus etapas, sus campos, su manera de entender qué es un cliente o un proyecto. Cada vez que quiero cambiar algo de cómo trabajo, tengo que ver cómo encaja en lo que Odoo ya tiene decidido. Para la contabilidad, con reglas tan estrictas, tiene sentido confiar en un programa probado por muchas empresas, y ahí sigo con Odoo, pero solo con ese módulo. Para organizar mi día, no.
Así que ni el libre albedrío de Notion ni el software cerrado. ¿Cuál es la solución entonces? Con la IA te das cuenta de que es mejor crearte tus propias herramientas: una solución a tu medida, que encaje al cien por cien en cómo trabajas y te permita organizarte solo.
En mi caso me construí una con Claude, Pegoyu (en asturianu, el pilar que sostiene el hórreo, esos graneros de madera sobre patas que ves por toda Asturias). Ahí llevo mis clientes, mis tareas y mis horas, con mis reglas: lo atrasado primero, cuatro horas al día y lo de menos prioridad se mueve solo.
La pantalla me sirve para leer los datos y hacer pequeños cambios. Los cambios grandes los hago por línea de comandos (CLI, por las siglas en inglés) desde Claude: en vez de pinchar en botones y rellenar formularios, como en una interfaz gráfica, se escribe una orden en texto, «crea la tarea tal para el jueves, cliente cual». Esas órdenes las escribe Claude por mí mientras trabajamos, así que meter datos es muy rápido, pero entran con la estructura de la herramienta: cada cosa en su campo. Al final es tener la IA completamente integrada en la herramienta.
Y Claude trabaja dentro: una rutina revisa automáticamente los correos y los apunta donde toca, como tarea o como cliente, y otra me planifica la semana. Y la voy adaptando según descubro cosas nuevas.
Esto a mí me funciona. Pero cada empresa tiene necesidades distintas: en una con varios equipos hay que montar muy bien la seguridad, la autenticación, la conexión de los datos (por ejemplo con Microsoft 365), las copias de seguridad… y a lo mejor ahí no hay más solución que una estándar del mercado. Eso es lo que analizo en tu empresa: qué te encaja, a medida o no.
Y si quieres ganar criterio, como siempre, te dejo el enlace a mis recursos.
La semana que viene seguimos con otro ejemplo real.
Un saludo,
Marcos
