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7 herramientas de IA —
cuándo usar cada una

ChatGPT, Claude, Perplexity, Notion AI, Gemini, NotebookLM y Copilot M365. Más un bonus de automatización: Power Automate, Make y Zapier.

Las 7 herramientas

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Cada herramienta incluye su superpoder, cuándo usarla, cuándo no, y si tiene DPA disponible para procesar datos de tu empresa.

01
ChatGPT — agentes que actúan en la web
▼
La herramienta más conocida y una de las más completas en variedad de tareas. Su superpoder hoy es Operator: agentes que navegan webs por ti y completan acciones — rellenar formularios, comparar productos en varias páginas, sacar precios, mover datos entre apps. También destaca en generación de imágenes profesionales (DALL·E 3) y en análisis exploratorio de archivos CSV.
Cuándo usarla
  • Tareas que requieren navegar internet o ejecutar acciones en webs
  • Análisis exploratorio de tablas y archivos CSV
  • Generación de imágenes profesionales
  • Programación y revisión de código
Cuándo NO usarla
  • Datos de clientes en plan Plus (no tiene DPA)
  • Razonar sobre PDFs muy largos — Claude lo hace mejor
  • Buscar información actual con fuentes citadas — Perplexity gana
DPA solo Team / Ent.
El plan Plus personal no tiene DPA. Para usar ChatGPT con datos de tu empresa necesitas el plan Team (desde 25 €/usuario/mes) o Enterprise. Sin DPA firmado, no metas información de clientes.
02
Claude — análisis profundo de mucho contexto
▼
Su superpoder es leer 200 páginas sin perder el hilo (200.000 tokens de contexto). En la práctica significa que puedes meterle un contrato largo, un pliego, varios documentos a la vez, y razonar sobre todo el conjunto sin trocearlo. Sus Projects guardan contexto persistente — tú vas añadiendo material y cada nueva conversación construye encima, en vez de empezar de cero. Es la herramienta que más uso para trabajo de fondo.
Cuándo usarla
  • Redactar propuestas largas a partir de varios documentos
  • Analizar contratos, pliegos o normativas extensas
  • Razonamiento estratégico con muchos datos
  • Tareas con contexto persistente vía Projects
Cuándo NO usarla
  • Tareas que requieren navegar la web
  • Generación de imágenes
  • Búsquedas con datos actualizados de internet
DPA disponible
Anthropic ofrece DPA en sus planes Team y Enterprise. Para uso individual con datos de empresa, el plan Pro funciona en muchos casos pero la cobertura legal completa está en Team.
03
Perplexity — investigación con fuentes citadas
▼
Es lo más cercano a un Google con IA generativa y citas verificables. Su superpoder es Deep Research: le pides un tema y te genera un informe con referencias que puedes contrastar — fundamental cuando trabajas con normativa, datos competitivos o cualquier contenido que tenga que aguantar verificación.
Cuándo usarla
  • Investigar competidores y mercado con datos actuales
  • Monitorizar normativas (GDPR, EU AI Act, sectorial)
  • Benchmarking con cifras y fuentes
  • Cualquier tarea donde necesites citar de dónde viene un dato
Cuándo NO usarla
  • Crear contenido propio o creativo
  • Procesar tus documentos internos
  • Tareas conversacionales largas
DPA solo Enterprise
El plan Pro no tiene DPA. Para uso con información sensible de tu empresa necesitas el plan Enterprise. Para investigación de fuentes públicas (no datos propios), Pro es suficiente.
04
Notion AI — IA sobre tu propio Notion
▼
Si tu base de conocimiento vive en Notion, Notion AI es lo que la convierte en consultable en lenguaje natural. Su superpoder es responder preguntas usando solo lo que tienes dentro — sin inventarse cosas de fuera. Yo lo uso conectado a Claude para que cada nueva petición construya sobre lo que ya tengo estructurado.
Cuándo usarla
  • Buscar información en tus notas y proyectos
  • Resumir páginas largas de Notion
  • Consultar histórico de un cliente sin abrir 10 páginas
  • Crear actas tras una reunión
  • Onboarding del equipo nuevo
Cuándo NO usarla
  • Información externa o datos de internet
  • Acciones fuera de Notion
  • Si tu equipo no usa Notion como base de conocimiento
DPA disponible
Disponible desde el plan Business. En el plan Plus puede haber limitaciones para datos sensibles de empresa — verifica antes de meter información de clientes.
05
Gemini — IA dentro de Google Workspace
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Si tu empresa funciona sobre Google Workspace, Gemini es la opción por defecto. Su superpoder es la integración nativa: lee tu Gmail, Drive, Docs y Sheets sin que tengas que copiar y pegar nada. Y tiene una ventana de contexto enorme (1 millón de tokens) — útil para cruzar muchos documentos a la vez.
Cuándo usarla
  • Resumir bandejas o hilos largos de Gmail
  • Analizar Docs y carpetas de Drive sin descargarlos
  • Fórmulas en Sheets explicadas en lenguaje natural
  • Transcribir y resumir reuniones de Meet
Cuándo NO usarla
  • Fuera del ecosistema Google
  • Cuando necesitas fuentes citadas con precisión (Perplexity gana)
  • Si tu empresa está en Microsoft 365 — no merece migrar
DPA disponible
Disponible desde Workspace Business Standard. Tus datos no se usan para entrenar modelos. Es la opción correcta si ya pagas Workspace.
06
NotebookLM — análisis estricto de tus documentos
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Es la herramienta de Google para trabajar con un conjunto cerrado de documentos. Su superpoder es la disciplina: solo razona sobre lo que tú has cargado, no se inventa nada de fuera. Si no está en los PDFs que has subido, te dice que no lo sabe. Como bonus, te genera un podcast de audio con dos voces explicando el material — útil para aprender un tema mientras conduces.
Cuándo usarla
  • Analizar PDFs e informes propios sin riesgo de alucinaciones
  • Cruzar varias fuentes de información cargadas
  • Preparar formación interna a partir de documentación
  • Extraer insights de normativas o pliegos largos
Cuándo NO usarla
  • Necesitas información que no está en los archivos cargados
  • Redactar contenido nuevo desde cero
  • Tareas conversacionales o creativas
DPA solo Enterprise
Las versiones gratuita y Plus no tienen DPA. Para usarlo con documentos sensibles de empresa necesitas el plan Enterprise.
07
Copilot M365 — IA dentro de Microsoft 365
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La opción por defecto si tu empresa ya funciona sobre Microsoft 365 — y para muchas pymes españolas, lo es. Su superpoder es vivir dentro de Outlook, Word, Excel, Teams y SharePoint con acceso completo a tus datos corporativos. Cuando le pides algo, trabaja sobre tu información real, no sobre internet.
Cuándo usarla
  • Resumir reuniones de Teams con transcripción y acciones
  • Redactar emails y documentos en Word con tu contexto
  • Fórmulas de Excel explicadas en lenguaje natural
  • Resumir hilos largos de Outlook
  • Búsquedas y razonamiento sobre tu SharePoint
Cuándo NO usarla
  • Fuera del ecosistema Microsoft
  • Investigación externa con fuentes citadas (Perplexity gana)
  • Generación de imágenes profesionales (DALL·E es mejor)
DPA disponible
Disponible desde M365 Business Standard con la licencia de Copilot añadida. Tus datos quedan dentro de tu instancia privada de Microsoft 365 — Microsoft no los usa para entrenar modelos. Es la elección correcta si ya pagas M365.

Bonus · automatización

A veces lo que necesitas no es IA — es un flujo automatizado que mueva datos entre apps cuando ocurre algo. Estas tres herramientas cubren prácticamente todo lo que pide una pyme.

A1
Power Automate — automatización dentro del mundo Microsoft
▼
Es la herramienta de Microsoft para conectar sus propias apps entre sí — Outlook con SharePoint, Teams con Excel, Forms con Lists. Su superpoder es que, si ya pagas Microsoft 365, prácticamente está incluido (con límites de ejecuciones mensuales). Y tiene un Data Gateway para conectar a sistemas locales que no están en la nube — algo que las otras dos no hacen tan bien.
Cuándo usarla
  • Tu empresa funciona sobre Microsoft 365
  • Quieres mover archivos entre OneDrive y SharePoint, sincronizar Teams, automatizar tareas en Outlook
  • Necesitas conectar a sistemas on-premise mediante el Data Gateway
  • Quieres ahorrar coste de licencias separadas
Cuándo NO usarla
  • La mayoría de tus apps están fuera de Microsoft
  • Necesitas flujos visuales muy complejos con bucles y manejo de errores avanzado
  • Vas a usar muchos conectores externos (en Power Automate son "premium" — coste extra por usuario)
Datos en tu tenant
Datos alojados en la región de tu instancia de Microsoft 365 (Europa por defecto en cuentas españolas). Cobertura GDPR equivalente al resto de M365. La opción más coherente si ya estás dentro del ecosistema.
A2
Make — flujos visuales con lógica compleja
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Antes se llamaba Integromat. Su superpoder es la potencia del editor visual: ramas condicionales, bucles, manejo de errores, iteración sobre listas, agregaciones — cosas que en Zapier requieren mucho trabajo. Y la facturación es por operaciones, no por número de tareas activas: a volumen alto sale claramente más barato que Zapier.
Cuándo usarla
  • Necesitas lógica condicional, bucles o manejo de errores
  • Vas a procesar muchas operaciones al mes (1.000+)
  • Quieres conectar APIs poco habituales o construir integraciones a medida
  • Tienes a alguien dispuesto a invertir 2-3 horas en aprender la interfaz
Cuándo NO usarla
  • Solo necesitas flujos lineales sencillos — Zapier va más rápido
  • Nadie en el equipo tiene tiempo para la curva inicial
  • Prefieres una interfaz más guiada y menos visual
Hosting Europa
Hosting europeo disponible (la empresa es checa). Cobertura GDPR completa y DPA estándar disponible. Buena opción para empresas europeas con datos sensibles.
A3
Zapier — conectar apps SaaS rápido
▼
Una de las opciones más rápidas del mercado. Su superpoder son las ~6.000 integraciones — la red más grande disponible — y una curva de aprendizaje mínima. Un gerente sin perfil técnico crea su primer Zap en 15 minutos. Pero la facturación es por número de tareas activas, no por operaciones: a volumen alto se vuelve caro rápido.
Cuándo usarla
  • Quieres conectar apps SaaS (CRM, formularios, calendarios, email marketing) sin curva técnica
  • Vas a tener pocas ejecuciones al mes
  • Necesitas integrarte con una app rara que solo Zapier soporta
  • Quieres tiempo mínimo de implementación
Cuándo NO usarla
  • Vas a procesar miles de tareas al mes — sale caro rápido
  • Necesitas lógica compleja con bucles o ramas — Make es mejor
  • Quieres datos alojados en Europa por defecto
Hosting principalmente US
Servidores principalmente en Estados Unidos. Cláusulas GDPR y DPA disponibles, pero menos óptimo si manejas datos personales muy sensibles de ciudadanos europeos. Para datos no críticos funciona perfectamente.

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